Masuk

10 Hal yang Akan HRD Dapatkan dengan Menggunakan Aplikasi HRIS

Komentar

Terkini.id – Tugas utama departemen human resources (HR) adalah meningkatkan kinerja karyawan di perusahaan tempat ia bernaung. Namun tugas ini bukanlah hal yang mudah karena departemen HR memiliki banyak sekali tanggung jawab yang harus dijalankan setiap harinya. Itulah sebabnya departemen ini butuh bantuan dari aplikasi HRIS yang memudahkannya mengelola karyawan perusahaan.

Untuk membantu departemen HR anda dalam mengerjakan tugasnya, aplikasi HRIS yang dipilih haruslah memiliki fitur yang lengkap. Masalahnya, dari sekian banyak Aplikasi HRIS yang beredar di Indonesia, belum tentu semuanya memiliki fitur yang anda butuhkan. Bisa jadi harganya murah namun punya keterbatasan fitur, atau fiturnya lengkap namun harganya selangit.

Mengenal Aplikasi HRIS

Sebelum membahas lebih lanjut mengenai sistem cloud based untuk HRIS, ada baiknya kita mengenal HRIS terlebih dahulu.

Baca Juga: Mudah Banget, Kelola Kehadiran Karyawan Masa Pandemi dengan Software Attendance Management Solution

HRIS adalah sebuah singkatan dari Human Resource Information System, yaitu sebuah sistem informasi sumber daya manusia dalam sebuah perusahaan atau industri dimana mencakup informasi anggota atau SDM, rekrutmen, absensi hingga penggajian. Pada dasarnya penggunaan HRIS ini dilakukan secara manual oleh para staf personalia, namun saat ini pengelolaan HRIS dapat dilakukan dengan sistem cloud-based.

Sistem cloud based atau cloud storage sendiri adalah penyimpanan awan yang memungkinkan Anda untuk menyimpan, mengolah dan mengakses data dimanapun dan kapan pun. Dengan aplikasi HRIS, Anda bisa memberlakukan Work From Home atau Hybrid -Work karena karyawan dapat melakukan absensi kerja dan melaporkan hasil kerjanya menggunakan smartphone saja.

Manfaat Menggunakan HRIS Berbasis Sistem Cloud

Menggunakan HRIS dengan berbasis sistem cloud akan memudahkan serta memberikan solusi terbaik untuk HR di perusahaan. Manfaat tersebut diantaranya adalah:

1. Mendukung fleksibilitas kerja HR

HRIS berbasis cloud memungkinkan HR mengakses data karyawan dengan mudah kapanpun dan dimanapun. HR bisa mengurus payroll, reimburse, hingga administrasi lainnya secara tepat waktu dan lancar tanpa bergantung pada software di kantor. Produktivitas kerja HR pun tetap dapat terjaga meskipun sedang bekerja dari rumah.

2. Peningkatan Skala Operasional HR melalui Automasi

Fungsi HR secara strategi adalah untuk mempersiapkan proyeksi dan perencanaan operasional bisnis kedepannya sehingga infrastruktur yang dibutuhkan akan meningkatkan performa bisnis menghadapi future of workplace

3. Efisiensi Biaya Operasional

Aplikasi HRIS yang baik akan mengurangi biaya operasional yang tinggi seperti penggunaan kertas atau pengeluaran tambahan lainnya. Sehingga hal ini bisa menjadi pertimbangan bagi bisnis dan perusahaan yang ingin menghemat cost

3. Permudah Kontrol terhadap Kinerja Pegawai

Dalam HRIS software ini, dapat dibuat suatu sistem penilaian kinerja. Sehingga Manajer HR dapat mengontrol kinerja pegawai serta membandingkan kinerja tersebut dengan target atau key performance indicator yang sebelumnya juga telah ditetapkan dalam HRIS.

4. Memudahkan Proses Rekrutmen Karyawan

Memudahkan manajer HR dalam proses pemilihan pegawai, sampai dengan penempatannya di organisasi perusahaan.

5. Membantu Dalam Proses Pengambilan Keputusan

Sistem informasi terkait sumber daya manusia yang baik dapat memberikan informasi yang tepat sekaligus cepat, karena sifatnya yang terpusat dan otomatis. Sehingga manajer HR dapat mengakses informasi yang diperlukan pada HRIS software dalam pengambilan keputusan kapan pun dengan segera.

6. Mengurangi adanya Human Error

Dengan menggunakan cloud based HRIS software, kesalahan perhitungan yang sering terjadi pada perhitungan manual dapat diminimalisasi.

7. Fleksibel dalam akses data

HRIS software biasanya adalah aplikasi yang terhubung secara online. Oleh karena itu, data dapat diakses dimanapun dan kapanpun. Anda sebagai pemilik perusahaan atau manajer HR dapat melakukan kontrol atau pemeriksaan dengan fleksibel dan leluasa.

8. Meningkatkan Kepuasan Karyawan

Karyawan dapat meningkat kepuasan kerjanya, karena melalui Human Resource Information System komunikasi antara pegawai dengan tim personalia dapat dilakukan dengan lebih mudah dan transparan. Selain itu minimnya kesalahan dalam perhitungan gaji dan pajak, tentu akan meningkatkan kepercayaan pegawai kepada perusahaan yang pada akhirnya akan meningkatkan motivasi pegawai dalam bekerja.

9. Data Terjamin Aman

Salah satu manfaat yang tidak bisa dilewatkan oleh seluruh industri dan perusahaan adalah adanya keamanan data yang tidak mudah dibobol. Dengan aplikasi HRIS, Anda bisa menyimpan data karyawan dalam satu server yang terenkripsi dimana data dapat terus diperbarui tanpa khawatir kehilangan data atau data mengalami kerusakan. Anda juga bisa memonitor kegiatan fraud pada perusahaan Anda serta mencegah adanya kecurangan lainnya seperti manipulasi absensi.

Fitur yang Wajib Ada di Aplikasi HRIS

Sebelum membeli aplikasi HRIS, anda harus memilih aplikasi HRIS terbaik yang memang cocok untuk perusahaan anda. Untuk memudahkan anda dalam menentukan pilihan, kali ini kami akan memberikan informasi mengenai fitur-fitur apa saja yang harus ada di aplikasi HRIS pilihan anda nantinya. Berikut ini lima fitur pilihan dari kami:

1. Manajemen waktu dan kehadiran

Bukan jamannya lagi di mana anda mencatat kehadiran karyawan anda dengan kertas atau spreadsheet. Selain menyulitkan staf HR anda saat melakukan pendataan, cara ini juga rentan dengan kecurangan. Bisa jadi karyawan yang tidak masuk menitipkan absen kepada rekannya dengan cara meniru tanda tangannya.

Untuk mengatasinya, gunakan aplikasi HRIS yang memiliki kemampuan untuk mencatat kehadiran menggunakan sistem kehadiran biometrik atau scan sidik jari. Bukan hanya mampu meminimalisir kecurangan, namun fitur ini akan memudahkan staff HR dalam mendata kehadiran karyawan. Dengan cara ini, perhitungan gaji dan cuti juga akan menjadi lebih mudah.

2. Manajemen penggajian

Adalah fitur yang paling dicari saat sebuah perusahaan ingin menggunakan aplikasi HRIS. Buat perusahaan dengan ribuan karyawan seperti manufaktur, retail atau grosir, kehadiran aplikasi HRIS adalah hal yang krusial. Software HRM ini akan memudahkan staf HR untuk mengelola upah, tunjangan, sampai pembayaran pajak yang unik di masing-masing perusahaan.

Dengan bantuan aplikasi HRIS, kesalahan penghitungan gaji bisa ditekan seminimal mungkin. Dengan demikian, tingkat kepuasan karyawan pun akan meningkat dan loyalitas kepada perusahaan pun akan bertambah. Selain itu, aplikasi HRIS akan memudahkan anda menyimpan data-data penting seperti slip gaji karena semua datanya tersimpan secara online.

3. Manajemen pajak dan asuransi

Sebagai perusahaan yang terdaftar secara sah di Departemen Tenaga Kerja, maka sudah semestinyalah perusahaan anda memenuhi kewajibannya, khususnya membayar pajak penghasilan dan asuransi karyawan atau BPJS Ketenagakerjaan dan BPJS Kesehatan. Bayangkan seperti apa repotnya jika setiap bulannya anda harus menghitung ratusan pembayaran pajak penghasilan dan BPJS secara manual.

Aplikasi HRIS akan menghindari anda dari kerepotan seperti ini. Semua perhitungan pajak dan asuransi akan dilakukan secara otomatis oleh sistem. Sistem akan secara otomatis memotong gaji karyawan sesuai dengan ketentuan pemerintah untuk melakukan pembayaran BPJS Kesehatan dan Ketenagakerjaan.

4. Pengelolaan klaim dan reimbursement

Dari waktu ke waktu, perusahaan harus mengeluarkan biaya klaim dan reimbursement yang diajukan oleh karyawan. Biaya ini bisa datang dari ongkos perjalanan dinas yang dilakukan karyawan, hingga pembelian barang yang diperlukan untuk mendukung pekerjaan karyawan tersebut.

Aplikasi HRIS yang baik haruslah memberikan kemudahan bagi karyawan untuk mengajukan klaim, bukan yang justru menyulitkan mereka. Dari sisi manajemen atau departemen HR, software HRM haruslah memudahkan dalam hal persetujuan atau approval. Gunakan sistem yang hanya memerlukan beberapa klik saja untuk memberikan persetujuan pada klaim dan reimbursement dari karyawan.

5. Laporan yang komprehensif

Seperti yang sudah disinggung di awal, tugas departemen HR adalah meningkatkan kinerja karyawan. Lalu, bagaimana caranya staf anda mengetahui seberapa jauh peningkatan yang sudah dialami karyawan tanpa laporan yang lengkap mengenainya?

Maka dari itu, fitur laporan dari aplikasi HRIS tak boleh ketinggalan untuk hadir di software pilihan anda. Pastikan aplikasi pilihan anda memiliki fitur pelaporan yang lengkap sehingga memudahkan anda untuk memantau perkembangan dari masing-masing karyawan setiap bulannya.

Memilih aplikasi HRIS yang tepat bisa dibilang susah-susah gampang. Gampang karena ada banyak sekali pilihan Aplikasi HRIS yang tersedia di Indonesia. Namun, tak mesti semua software ini sudah pasti cocok untuk perusahaan anda.

Mengapa Harus Beralih ke Aplikasi HRIS?

Keamanan data menjadi salah satu prioritas utama, untuk itu perusahaan perlu melakukan migrasi ke teknologi cloud. Perusahaan masa kini perlu melakukan integrasi data agar memudahkan pekerjaan HR untuk dilakukan secara jarak jauh serta kolaborasi dengan divisi lainnya.

Selain itu data-data akan tersimpan lebih rapi serta aman ke cloud computing serta sangat cocok bagi perusahaan untuk berkembang dan bersaing dengan perusahaan lainnya.

Talenta sendiri adalah software HRIS yang sangat cocok untuk segala unit bisnis untuk absensi serta payroll. HRIS berbasis cloud ini menawarkan beberapa manfaat yang sangat membantu ketika menjalankan sistem WFH, shifting serta perjalanan dinas keluar kota. Sehingga HR dan pemilik bisnis, mampu memonitor karyawan dari mana saja dan kapan saja.

Berbagai fitur dari Talenta memudahkan HR tidak hanya untuk absensi saja, melainkan juga untuk mengurus payroll, reimburse hingga administrasi lainnya dengan baik, efisien serta tepat waktu tanpa bergantung pada software di kantor.

HRIS berbasis cloud seperti Talenta juga menawarkan automasi yang dapat membantu HR mengurus hal-hal administratif yang biasanya memakan waktu. Automasi ini bisa membantu mereka fokus pada perencanaan strategis untuk mempersiapkan proyeksi dan perencanaan operasional bisnis pasca pandemi hingga infrastruktur yang dibutuhkan untuk meningkatkan performa bisnis menghadapi future of workplace.

Talenta, Aplikasi HRIS Terbaik Saat Ini

Aplikasi HRIS Talenta memiliki berbagai macam fitur yang dapat membantu HR dalam mengelola administrasi karyawan yang lebih efisien. Salah satu fitur unggulannya adalah manajemen absensi menggunakan Live Attendance.

Dengan absen online ini, karyawan dapat melakukan absensi di mana saja tanpa perlu mengandalkan mesin sidik jari hingga sistem dapat mencatat data kehadiran secara otomatis.

Lewat aplikasi mobile Talenta, karyawan hanya perlu melakukan selfie dan data absensi karyawan secara otomatis dapat disimpan di dalam sistem.

Selain itu, Talenta juga memiliki fitur menghitung serta pembayaran payroll secara otomatis yang dapat diintegrasikan dengan fungsi absen online yang mencatat kehadiran secara otomatis.

Jadi ketika memasuki periode payroll, HR tidak perlu lagi menghitung gaji karyawan secara manual karena gaji karyawan dapat dihitung secara otomatis melalui sistem.

Tertarik menggunakan Talenta dan mempelajari fitur-fitur lainnya? Anda bisa mencoba fitur-fiturnya secara gratis dengan mendaftarkan demo produknya di websitenya. Yuk, coba Talenta sekarang juga!