Makassar Terkini
Masuk

Apa Itu Sistem Persediaan Barang, Manfaat, dan Tips Mengolahnya

Terkini.id – Persediaan barang pasti selalu ada dalam sebuah kegiatan bisnis. Persediaan barang ini dikenal dengan sistem persediaan barang. Sistem persediaan barang ini penting untuk pengelolaan gudang.

Selain itu, dapat mempermudah perusahaan dalam mencatat persediaan barang dan aktivitas lainnya yang berhubungan dengan logistik perusahaan.

Kegiatan sistem ini meliputi penyediaan jumlah bahan baku, barang setengah jadi, hingga barang jadi dalam penjualan. Sistem ini membantu kelancaran aktivitas ekonomi, dari produksi hingga penjualan ke tangan konsumen. Simak artikel ini untuk tahu bagaimana sistem persediaan barang berjalan, manfaat, dan tips pengelolaannya.

Apa Itu Sistem Persediaan Barang?

Sebelum membahas definisi sistem persediaan barang, Anda perlu mengetahui apa itu inventory. Dalam Bahasa Indonesia, inventory memiliki arti persediaan barang yang kemudian dijual kepada konsumen. Jadi, sistem persediaan barang adalah sistem persediaan barang.

Ada beberapa jenis inventory yang perlu Anda tahu. Yang pertama, inventory bahan mentah. Perusahaan manufaktur biasanya membeli inventory ini  dan menjualnya kembali ke perusahaan lain. Perusahaan lain ini akan mengubahnya menjadi barang jadi.

Yang kedua, ada barang jadi. Konsumen biasanya langsung membelinya. Persediaannya bisa berupa barang massal yang dijual secara terpisah. Terkadang, produk ini bisa berarti barang yang tidak memiliki wujud, seperti perangkat lunak atau software pada sistem.

Jenis-jenis Inventory

Tidak hanya kedua jenis yang ada di atas, tetapi juga terdapat beberapa jenis inventory berdasarkan produknya, yaitu:

1. Barang jadi

Jenis inventory ini merupakan produk siap jual untuk konsumen, misalnya furnitur, makanan olahan, dan lain sebagainya.

2. Bahan baku

Kedua, ada jenis inventory bahan baku. Bahan baku merupakan persediaan bahan untuk membuat barang jadi. Misalnya, bahan mentah seperti kayu, tepung, dan bahan lainnya.

3. Work in Process

Persediaan barang dalam proses adalah bagian dari proses pada perusahaan manufaktur. Jenis inventory ini merupakan persediaan barang yang telah menjadi sebuah bentuk, tetapi dalam prosesnya masih memerlukan lanjutan untuk menjadi barang jadi.

4. MRO

Jenis inventory keempat adalah MRO. MRO adalah singkatan dari maintenance, repair, dan overhaul. Artinya, pemeliharaan, perbaikan dan pengoperasian. Barang ini merupakan jenis inventory yang Anda gunakan untuk mendukung proses produksi. MRO sangat erat hubungannya dengan perusahaan manufaktur.

Barang MRO tidak termasuk item inventaris di dalam pembukuan, tetapi memiliki peran penting dalam aktivitas perusahaan. Persediaan barang MRO penting untuk proses perawatan, perbaikan, pemeliharaan mesin, perkakas, dan peralatan lainnya dalam proses produksi.  Beberapa contoh MRO, yaitu pelumas, sarung tangan, mur, baut, sekrup, dan lain sebagainya.

5. Stok Pengaman

Yang terakhir, stok pengaman. Perusahaan memiliki jenis inventory ini sebagai persediaan tambahan jika sewaktu-waktu, perusahaan mengalami kekurangan pasokan di saat ada lonjakan permintaan barang.

5 Tahapan Manajemen Inventory

Setelah mengenal jenis-jenis persediaan barang, Anda perlu mengetahui pengelolaannya. Perusahaan mengelola jenis-jenis inventory ini dalam proses manajemen inventory. Manajemen inventory ini melibatkan pengendalian jumlah barang dari supplier barang ke gudang perusahaan, hingga tiba di tangan konsumen.

Proses manajemen inventory ada 5 tahapan, yaitu:

1. Tahap Pembelian

Pembelian adalah proses manajemen inventory yang pertama. Proses ini adalah membeli bahan baku yang kemudian bisa diolah menjadi barang jadi, atau bahkan tanpa mengolahnya sama sekali.

2. Stok Penyimpanan

Proses ini adalah menyimpan bahan baku sebelum memulai proses produksi.

3. Tahap Produksi

Tahap kedua yaitu produksi. Produksi berarti membuat barang jadi dari bahan baku sebagai bahan penyusunnya. Namun, tidak semua perusahaan melalui proses produksi ini.

4. Tahap Penjualan

Proses manajemen inventory keempat adalah penjualan. Penjualan berarti melakukan penjualan kepada konsumen dan menerima pembayaran.

5. Tahap Pelaporan

Tahap terakhir adalah pelaporan. Proses ini menyediakan laporan terkait jumlah barang yang terjual dan keuntungan dari proses penjualan tersebut. Proses ini penting sebagai evaluasi pengelolaan barang.

Teknik Manajemen Inventory

Setiap bisnis menerapkan teknik manajemen bagi persediaan barangnya. Teknik inventaris umum ini merupakan salah satu cara yang baik untuk pengendalian jumlah barang di perusahaan Anda. Berikut beberapa yang perlu menjadi pertimbangan:

1. Just-in-time (JIT)

JIT melibatkan kepemilikan saham seminimal mungkin. Dengan begitu, meniadakan biaya dan risiko yang terlibat dengan memiliki stok dalam jumlah yang besar.

2. Analisis inventory ABC

Teknik manajemen inventory ini bertujuan mengetahui inventory yang dapat menghasilkan keuntungan bagi perusahaan. Oleh karena itu, Anda perlu mengelompokkan barang-barang ke dalam tingkatan.

3. Dropshipping

Teknik ini adalah melakukan outsourcing pada semua aspek pada pengelolaan sistem persediaan barang. Dropshipping memiliki beberapa manfaat dan kelemahan utama.

4. Pengiriman Massal

Perusahaan dapat melakukan pengiriman massal dengan asumsi bahwa membeli dengan jumlah banyak akan lebih murah. Teknik ini bagus jika bisnis Anda yakin bahwa produk akan laku. Namun, dapat memunculkan tantangan jika permintaan pelanggan tiba-tiba berubah.

5. Backorder

Backorder merupakan teknik di mana pelanggan memesan barang yang belum tersedia di gudang. Backorder artinya pemesanan awal dan dapat mempengaruhi kontrol persediaan barang inventory.

6. Konsinyasi

Konsinyasi memberikan kesempatan bagi pengirim, yang biasanya grosir, untuk menyerahkan barang-barang mereka kepada penerima barang, yang biasanya pengecer.

Namun, penerima barang tidak membayar di muka. Ketika penerima barang atau pengecer telah menjual barang tersebut, baru ia akan memberikannya pada grosir.

7. Cross docking

Cross docking atau mengait menyilang merupakan sistem yang menghilangkan kebutuhan penyimpanan persediaan secara virtual. Perusahaan mengirim barang ke gudang, lalu menyortirnya untuk pengiriman. Biasanya, mereka memuat ulang barang tersebut ke truk-truk lain di gudang barang yang sama untuk pengiriman segera.

8. Penghitungan siklus

Teknik inventory merupakan perhitungan inventory dalam jumlah kecil pada waktu tertentu  tanpa melakukannya secara keseluruhan. Teknik ini dapat membantu perusahaan Anda untuk memvalidasi inventaris secara akurat dan teratur dalam software pengelolaan barang Anda.

Manfaat Sistem Persediaan Barang

Pada praktiknya, pengelolaan persediaan barang memiliki manfaat signifikan bagi perusahaan. Dengan manajemen inventory yang baik, pengelolaan barang akan lebih rapi dan pada jalurnya.

Sistem persediaan barang memiliki kegunaan dalam menentukan stok barang secara optimal, tetapi dengan biaya total seminimal mungkin. Persediaan barang ini meliputi barang jadi, barang mentah, work in process, MRO, dan stok pengaman.

Inventory tersebut dapat berubah karena pengaruh ketidakpastian pasokan dari supplier, ketidakpastian permintaan, dan ketidakpastian pemesanan dari pelanggan.

1. Menjaga Stok Barang di Pasaran

Ini adalah manfaat sistem persediaan barang yang pertama. Jika perusahaan Anda memiliki data lengkap terhadap ketersediaan stok barang, Anda berkontribusi menjaga stok barang di pasaran. Anda turut memastikan barang tersebut tetap ada di pasaran.

Pelanggan akan terkesan dengan lengkapnya barang dagangan perusahaan Anda jika persediaannya lengkap. Dengan begitu, reputasi perusahaan bisa meningkat.

Di samping itu, kepuasan pelanggan akan semakin meningkat jika perusahaan mampu memenuhi keinginan pelanggan. Perusahaan akan memperoleh keuntungan.

2. Menjaga Stok Barang Produksi

Manfaat yang kedua yaitu mengontrol stok barang produksi di perusahaan. Dengan sistem persediaan barang yang baik, perusahaan menyediakan barang kebutuhan pelanggan atau permintaan konsumen.

Sistem manajemen inventory yang tepat tentu dapat membuat Anda mengawasi persediaan barang serta memastikannya untuk selalu memenuhi stok tersebut. Biasanya, sistem persediaan barang akan memberitahu Anda jika persediaan barang mulai menurun.

3. Menjaga Hubungan Baik dengan Distributor dan Konsumen

Hubungan baik merupakan sesuatu yang harus senantiasa Anda jaga. Tidak hanya meminta pengantaran yang cepat, tetapi pelanggan juga mengharapkan ketepatan dan kepercayaan.

Dengan integrasi persediaan barang dengan penjualan melalui manajemen inventory akan memungkinkan pemenuhan permintaan barang dengan mudah. Dengan begitu, Anda dapat memastikan produk yang tepat berada di lokasi dan waktu yang benar.

Tips Pengelolaan Sistem Persediaan Barang

Anda sudah mengetahui berbagai hal tentang manajemen dan sistem persediaan barang. Nah, simak beberapa tips pengelolaannya dengan tepat, di sini:

1. Kategorikan Inventory Sesuai Prioritas

Dengan membuat kategori barang persediaan sesuai dengan kelompok prioritas, akan membantu Anda dalam mengetahui hal-hal yang perlu dipesan terlebih dahulu. Selain itu, dapat membuat lengelolaan barang lebih teratur, serta memilah mana yang penting untuk bisnis Anda.

Ada tiga kategori rekomendasi untuk mengkategorisasikan persediaan barang, yaitu:

1) Kategori A merupakan barang yang memiliki harga tinggi, tetapi tidak selalu membutuhkannya.

2) Kategori B adalah barang yang harganya sedang dan perputaran persediaan berada di antara dua kategori barang lainnya.

3) Kategori C adalah item barang dengan biaya rendah dan yang termasuk tingkat perputaran tinggi.

2. Lacak Informasi Barang Inventaris dengan Rinci

Tips yang kedua ini dapat Anda lakukan agar Anda mengetahui masalah persediaan barang Anda. Masalah-masalah yang bisa timbul, yaitu kelangkaan barang dan musim yang mempengaruhi harga barang.

Anda bisa melacak data barcode, SKU, pemasok, nomor lot, dan negara asal harus ANda catat secara detail. Anda juga bisa mencatat harga pada setiap barang secara berkala sehingga Anda mengetahui persoalan seperti kelangkaan dan musim yang dapat memengaruhi harga.

3. Lakukan Audit Secara Rutin

Agar sistem persediaan barang lancar, Anda perlu melakukan audit secara rutin, misalnya setahun sekali. Anda juga melakukan pemeriksaan secara mendadak pada barang-barang yang paling populer setiap hari, mingguan, hingga bulanan. Anda perlu membiasakan untuk menghitung inventaris Anda secara teratur, agar on track.

4. Cari Tahu Performa Supplier

Supplier dengan performa buruk bisa merugikan Anda. Anda harus mengandalkan supplier yang memiliki reputasi baik. Jika supplier Anda sering terlambat mengirimkan barang atau bahkan kurang dalam mengirim pesanan, Anda perlu mempertimbangkan kembali supplier tersebut.

Komunikasikan permasalahan Anda dengan supplier secara baik-baik. Jika pada akhirnya Anda harus mengubah mitra bisnis atau bahkan menghadapi supplier yang tidak konsisten, Anda harus siap kehabisan persediaan barang.

5. Terapkan Aturan 80/20

Anda dapat mengikuti tips berikutnya. Aturan 80/20 artinya 20 persen dari saham Anda akan berkontribusi pada 80 persen keuntungan bisnis Anda. Anda perlu menjadikan manajemen persediaan barang dari 20 persen sebagai prioritas utama.

Oleh sebab itu, Anda perlu mengetahui semua informasi tentang penjualan barang-barang Anda dan jumlahnya yang terjual dalam seminggu atau sebulan, dan terus memonitornya.

6. Lakukan Restock Mandiri

Anda dapat meluangkan waktu untuk memeriksa persediaan barang dan memesan ulang item Anda agar Anda memiliki seluruh kontrol terhadap stok barang. Walaupun beberapa vendor menawarkan layanan restock persediaan, perlu Anda ingat bahwa  vendor memiliki prioritas yang berbeda dengan Anda.

Sudah Tahu Apa Itu Sistem Persediaan Barang?

Itulah penjelasan sistem persediaan barang yang perlu Anda ketahui. Setelah mengetahuinya, Anda dapat mengaplikasikan tips-tips sistem persediaan barang secara efektif supaya tidak kehilangan keuntungan. Semoga sukses!